Una política es un plan de acción adoptado por un individuo o grupo social. Llevadas al plano de una empresa son normas o procedimientos a seguir frente a situaciones específicas. Sirven para evitar criterios personales de los clientes o trabajadores, pues esto puede llevar a problemas de entendimiento y dañar fuertemente a la empresa.
Toda organización deben tener políticas para hacer frente a las situaciones comunes y las no tan comunes, algunos ejemplos típicos son: el día de pago a los trabajadores es el miércoles, las solicitudes por defectos de producto se completarán en 5 días hábiles, las vacaciones se deben solicitar con 15 días de antelación, queda estrictamente prohibido fumar dentro del edificio, etc. La mayoría de estas políticas se desarrollan con el tiempo para cubrir las necesidades según sea el caso.
Una empresa constructora de viviendas pudiera tener la garantía de que en caso de una emergencia esta responderá inmediatamente. Sería necesario definir lo que es una emergencia típica, ejemplificando: Si una casa no contase con servicio de agua se consideraría una emergencia; si sólo un lavabo o un retrete está sin funcionar entonces no es una emergencia y el plomero acudiría al siguiente día hábil de trabajo. Si la política está por escrito, esta puede ser entendida por los trabajadores y los clientes de manera más fácil.
Cuando las políticas no están escritas
Algunas políticas se desarrollan con el tiempo y se arraigan en la cultura de la empresa hasta el punto donde aparentemente no necesitan ser escritas. Una empresa solía hacer el pago de nómina a sus trabajadores cada viernes por el trabajo, con el tiempo el contador comenzó a hacer los pagos los miércoles (dos días antes) debido a que prefería acabar cuanto antes con esos pendientes. Llegó un momento en que el contador se encontraba bastante ocupado y no pudo hacer los pagos hasta el día debido; el gerente recibió numerosas quejas de los nuevos empleados acerca de los atrasos en los pagos. La política de pago era clara para el contador y el gerente, pero no para los demás trabajadores.
Mirando arriba la primer definición de política, querrás asegurarte de que las políticas sean creadas por un individuo (tú) y no el grupo social (tus empleados). Si no hay una política clara y por escrito, tus empleados crearán la suya basados en sus propias observaciones o conclusiones. El punto aquí es que si no están por escrito y al alcance de los interesados, entonces no son realmente políticas, y carecer de políticas empresariales bien documentadas abre la puerta a malentendidos y frustraciones innecesarias.